Ci sono cose che semplicemente non sono popolari - e l'audit è certamente una di queste per i manager IT. Ma con la giusta preparazione, l'audit della licenza non è un problema. La lista di controllo mostra ciò che deve essere preso in considerazione.
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Cosa, chi, quando? L'audit in breve
In un audit, il produttore di software (per esempio Microsoft) controlla se tutte le versioni usate in un'azienda sono anche dotate di licenza o, in altre parole, se il software viene usato illegalmente. Il produttore assicura già il diritto di farlo nel contratto di licenza nella cosiddetta clausola di audit. Un audit può quindi riguardare qualsiasi azienda; i revisori di solito scelgono le aziende a caso.
L'audit stesso viene poi eseguito da revisori esperti. Spesso due rappresentanti visitano l'azienda, nelle grandi aziende possono essere di più. È difficile dire per quanto tempo rimarranno - solo fino a quando la revisione sarà completata. Questo può essere il caso dopo alcuni giorni, ma eventualmente anche dopo settimane. In generale, migliore è la preparazione, più breve è l'audit.
Per superare l'audit in modo sicuro, veloce e rilassato, ecco i migliori consigli pratici per le aziende.
Conoscere i problemi
La sottolicenza è il problema principale dell'auditing. Per la maggior parte delle aziende interessate, questo non avviene intenzionalmente, ma per negligenza. Se non si tengono registri accurati, è facile concedere involontariamente una licenza due volte. Se i revisori scoprono tale sotto-licenza, diventa costoso - non solo per l'azienda. I responsabili sono anche personalmente responsabili.
La giusta preparazione
È quindi meglio prepararsi continuamente per l'audit, anche se non è stato annunciato alcun audit. Questo significa: l'IT dovrebbe documentare esattamente chi usa quale licenza. Uno strumento SAM aiuta in questo. Il programma tiene automaticamente traccia delle licenze e avverte in caso di doppia assegnazione o sotto-licenza.
I produttori di solito concedono una finestra temporale di 30 giorni per la preparazione concreta di un audit. Dovreste usare questo tempo per compilare tutte le registrazioni sulle licenze e il loro uso.
Se usate licenze usate, dovete anche fornire la prova dell'acquisto legale e del trasferimento conforme al produttore alla data dell'audit. Il vostro vantaggio: se avete acquistato i prodotti da noi, abbiamo già compilato tutta la documentazione pertinente per voi al momento dell'acquisto.
Comportamento durante l'audit
La cooperazione è il prerequisito più importante per concludere l'audit in modo rapido e positivo. Quali diritti hanno i revisori dipendono dal rispettivo regolamento nell'accordo di licenza. In linea di principio, però, la vostra azienda deve rendere accessibili tutte le postazioni di lavoro e fornire la prova di tutte le licenze. Poiché il processo è molto specifico, la maggior parte dei dipartimenti IT non conosce i propri diritti e obblighi. Un consulente esterno è quindi prezioso, soprattutto per le aziende con molte postazioni IT.
Valutare il risultato
Alla fine dell'audit, i revisori producono una valutazione della licenza. In parole povere, può dare tre risultati: sotto-licenza, licenza esattamente corrispondente o sovra-licenza.
Sublicensing - cosa fare?
Il problema più grande è la mancanza di licenze. Da un lato, significa sanzioni, dall'altro, le aziende sono obbligate a comprare le licenze mancanti. Offerte corrispondenti sono disponibili dal produttore - ma vendono solo licenze per il software corrente.
Tuttavia, la maggior parte delle aziende utilizza una versione più vecchia nelle loro operazioni. I nuovi programmi sono compatibili attraverso il downgrade, ma sono costosi. È più economico acquistare licenze usate. In questo modo, si può rimediare legalmente alla sotto-licenza senza alti costi di investimento. Spesso possiamo anche organizzare la versione giusta!
Over-licensing: recuperare il capitale
L'eccesso di licenze è meno problematico, perché non si incorre in sanzioni e non è necessario intervenire. Tuttavia, significa che nella vostra azienda sono state pagate troppe licenze - i contratti di manutenzione possono anche generare alti costi aggiuntivi! Vendendo i pacchetti in eccesso, si ha la possibilità di recuperare parte della somma investita. Non esitate a contattarci, acquistiamo regolarmente licenze software.
